Nahezu jeder, der beruflich etwas auf sich hält, hat heute eine Visitenkarte, um so problemlos seine Kontaktdaten weitergeben zu können. Gleichgültig, ob es um Veranstaltungen zum Netzwerken geht oder aber Unternehmen Veranstaltungen zur Gewinnung von Neukunden abhalten. Der Erfolg solcher Veranstaltungen wird oft daran gemessen, wie viele Visitenkarten „eingesammelt“ worden sind. Das, was auf den ersten Blick völlig unproblematisch erscheint, und bisher bei zahlreichen Events landauf und landab gängige Praxis war, muss im Lichte der am 25.05.2018 in Kraft tretenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) neu betrachtet werden.
Bloße Entgegennahme der Visitenkarte löst noch keine Informationspflicht aus, wohl aber die Speicherung der darauf enthaltenen Daten
Wer bislang eine Visitenkarte übergeben hat, dem ging es ja gerade darum, seine Kontaktdaten dem Gegenüber weiterzugeben. Die wenigsten haben sich aber Gedanken darüber gemacht, was mit den darauf enthaltenen personenbezogenen Daten geschieht. Landet die Visitenkarte nicht, da uninteressant, postwendend im Müll, werden die Daten nämlich, jedenfalls im geschäftlichen Bereich, in eine Datendatei übernommen. Bereits dies ist nicht unproblematisch, weil, selbst wenn die Kontaktaufnahme zur Abwicklung eines Geschäfts erlaubnisfrei ist, jedenfalls über die Datenerhebung informiert werden muss. Bei strenger Betrachtung müsste also künftig bereits dann, wenn die Visitenkarte übergeben wird, der Empfänger darüber informieren, was mit den Kontaktdaten künftig unternommen wird. Eine solche Information kann natürlich auch mündlich erfolgen. Kommt es allerdings irgendwann zum Streit darüber, ob eine solche Information auch erfolgt ist, kann den Nachweis kaum erbracht werden. Hier liegt nämlich die Beweislast beim Unternehmen, das den Nachweis zu führen hat, auch den Informationspflichten entsprochen zu haben.
Wenn Sie also nicht im Gegenzug zur Übergabe der Visitenkarte dem Übergeber gleich ein Informationsblatt zur Unterzeichnung vorlegen möchten, bei dem er mit seiner Unterschrift quittiert, dass er mit einer Datenerhebung einverstanden und über sein Widerspruchsrecht aufgeklärt worden ist, dann sollte jedenfalls spätestens dann, wenn die Kontaktdaten in den Datenbestand des Unternehmens eingepflegt werden, eine solche Information schriftlich, beispielsweise durch eine E-Mail, erfolgen. Damit bringen Sie sich nicht nur wieder in Erinnerung, sondern genügen, jedenfalls soweit zum jetzigen Zeitpunkt ersichtlich, auch den Anforderungen, die das neue Datenschutzrecht an Unternehmen stellt.
Gerade das Beispiel über den Umgang mit Visitenkarten verdeutlicht sehr anschaulich, welche Hürden das neue Datenschutzrecht aufstellt. Vielleicht müssen wir über kurz oder lang auch Visitenkarten auf der Rückseite gleich mit aufdrucken, dass mit einer Datenerhebung durch den Empfänger der Visitenkarte Einverständnis besteht und dies bei der Übergabe gleich unterzeichnen. Das Beispiel verdeutlicht, dass vom Grundsatz gut gemeinte Regelungen unproduktive Bürokratie erzeugen, wenn nicht in Voraus genau durchdacht wird, was das, was auf dem Papier steht auch in der Praxis für Auswirkungen hat…
