Wer der als Arbeitgeber fortschrittlich sein will, der treibt die Digitalisierung im Unternehmen mit großen Schritten voran. Kommunikation per E-Mail ist Standard. Digitale Aktenführung und Telefonie über das Internet sind auch weit verbreitet. Treffen finden nicht mehr real, sondern nur noch digital über Teams, Zoom und Co. statt. All dies soll Zeit und Kosten sparen. Wer allerdings als Arbeitgeber zu digital ist, der kann im Arbeitsrecht unliebsame Überraschungen erleben. Kompliziert wird es spätestens dann, wenn die Kommunikation über den einfachen E-Mail-Verkehr hinausgeht und auch elektronische Signaturen eingesetzt werden, um Erklärungen, die mit der Begründung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zusammenhängen, besonderes Gewicht zu verleihen. Arbeitgeber, die hier Fehler machen, laufen Gefahr dafür teuer bezahlen zu müssen.
Was ist eine elektronische Signatur?
Der Begriff der elektronischen Signatur ist seit Inkrafttreten der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (sog. eIDAS-VO) europaweit einheitlich neu geregelt worden. Diese gilt aufgrund des unionsrechtlichen Anwendungsvorrangs (Art. 288 Abs. 2 S. 2 AEUV) ohne weitere Umsetzung des deutschen Gesetzgebers unmittelbar. Mit Wirkung zum 29.07.2017 hat der Gesetzgeber zur besseren Durchführbarkeit das Vertrauensdienstegesetz (VDG) implementiert.
Hinsichtlich der Signaturarten wird zwischen der
- (einfachen) elektronischen Signatur,
- der fortgeschrittenen elektronischen Signatur und
- der qualifizierten elektronischen Signatur.
unterschieden. Die Anforderungen, die an die jeweilige Signatur gestellt werden, ergeben sich aus der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (sog. eIDAS-VO).
Kann die elektronische Signatur bedenkenlos im Arbeitsrecht eingesetzt werden?
Die Antwort lautet definitiv „NEIN“. Während nämlich einerseits ein Arbeitsvertrag wirksam auch mittels elektronischer Signatur abgeschlossen werden kann, ist eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sei es durch Ausspruch einer Kündigung oder durch Abschluss eines Aufhebungsvertrags, nur durch Einhaltung der Schriftform möglich.
Auch, wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Spiegelbild seiner Begründung ist, ergibt sich der unterschied zunächst daraus, dass im Arbeitsrecht grundsätzlich der Grundsatz der Formfreiheit gilt, so dass Arbeitsverträge wirksam nicht nur schriftlich, sondern auch mündlich oder sogar konkludent abgeschlossen werden können. Dieser Grundsatz gilt aber immer dann nicht, wenn im Gesetz etwas anderes geregelt ist. Einen Katalog, wann Schriftform einzuhalten ist gibt es nicht, sondern dies ergibt sich nur aus einzelnen Vorschriften in unterschiedlichen Gesetzen. So schreibt beispielsweise für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses § 623 BGB vor, dass zwingend zur Wirksamkeit die Schriftform eingehalten werden muss. In dieser Vorschrift wird sogar die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen.
Aber auch bei Abschluss eines Arbeitsvertrags hat dann der Gesetzgeber den Anwendungsbereich der elektronischen Form nach § 126 Abs. 3, 126a BGB zwar für die Wirksamkeit des Vertragsschlusses nicht an die Einhaltung der Schriftform gekoppelt, aber gleichwohl den Nachweis der wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen durch das Nachweisgesetz an die Schriftform gekoppelt. Danach muss der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen, die Niederschrift unterzeichnen und dem Arbeitnehmer aushändigen, § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG. Da der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ausgeschlossen ist (vgl. § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG), genügt also die elektronische Form als Schriftformersatz nicht.
Tipp: Da auch an anderer Stelle im Arbeitsrecht immer wieder Regelungen auftauchen, in denen die elektronische Form ausgeschlossen ist, wie beispielsweise in § 109 Abs. 3 GewO für die Erteilung eines Arbeitszeugnisses, sind Arbeitgeber stets gut beraten, wenn sie alle wesentlichen Erklärungen rund um die Begründung oder Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ganz altmodisch in analoger Form, also schriftlich, abgeben. Dies erspart nicht nur Ärger, sondern auch Kosten. Stellen sich vor, wie ärgerlich es ist, wenn Sie beispielsweise eine unwirksame Probezeitkündigung ausgesprochen haben und den Arbeitnehmer, von dem sich eigentlich stressfrei trennen wollten, nun nur unter dem Anwendungsbereich des Kündigungsschutzgesetzes „entsorgt“ werden kann und sie damit zu erpressen versucht. Eine solcher Fehler kann Sie teuer zu stehen kommen. Sie glauben nicht das es dies gibt? Falsch gedacht. Genau ein solcher Fall ist heute auf dem Schreibtisch des Verfassers gelandet und hat diesen Artikel inspiriert.
